Uma das maiores preocupações das entidades obrigadas a implementar canais de denúncia é compreender os prazos legais para resposta e seguimento de denúncias, assim como as obrigações associadas a esse processo. A Lei define com rigor os tempos máximos e procedimentos essenciais que devem ser cumpridos, garantindo não só a eficácia do canal, mas também o respeito pelos direitos dos denunciantes.
QUAIS SÃO OS PRAZOS LEGAIS OBRIGATÓRIOS?
Aos canais de denúncia internos aplicam-se os seguintes prazos:
- Confirmação de receção da denúncia: deve ser feita no prazo máximo de 7 dias úteis após a sua receção.
- Resposta ao denunciante sobre o seguimento dado: deve ser fornecida no prazo máximo de 3 meses, contados a partir da receção da denúncia.
Estes prazos são obrigatórios mesmo que a denúncia tenha sido feita de forma anónima, desde que seja possível estabelecer contacto com o denunciante por meio seguro e confidencial.
QUAIS SÃO AS OBRIGAÇÕES DE RESPOSTA?
O canal deve garantir:
- Confirmação da receção com indicação de que o processo foi iniciado.
- Informação sobre as medidas adotadas ou previstas para a análise da denúncia, ou se a mesma foi arquivada por falta de fundamento.
- Pedido de elementos adicionais, caso necessário, para avaliação completa da situação denunciada.
A resposta deve respeitar a confidencialidade e proteger a identidade do denunciante e de todas as partes envolvidas.
E SE NÃO HOUVER RESPOSTA NO PRAZO?
A ausência de resposta ou o não cumprimento destes prazos pode configurar uma violação do Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI), podendo sujeitar a entidade a coimas e responsabilização disciplinar ou administrativa, além de comprometer a integridade do sistema de denúncia.
BOAS PRÁTICAS PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO
- Automatize notificações de receção com carimbo de data.
- Mantenha uma equipa de gestão de denúncias treinada e com responsabilidade clara.
- Registe todos os movimentos no tratamento da denúncia, criando trilhas de auditoria.
- Tenha modelos de resposta prontos, ajustáveis conforme o caso.
- Use plataformas tecnológicas que auxiliem no controlo de prazos e emissão de alertas.
CONCLUSÃO
O cumprimento dos prazos legais no canal interno de denúncias é uma obrigação crítica para garantir a conformidade com a Lei. Além disso, reforça a confiança dos colaboradores no sistema e promove uma cultura organizacional ética e transparente.
A organização que investe num processo de resposta claro e dentro dos prazos definidos está a proteger-se legalmente e a afirmar o seu compromisso com a integridade.
